איך לנהל ישיבת הנהלה?

ישיבות הנהלה הן אחד מן הכלים העיקריים הנהוגים בארגונים, חברות ועסקים, ובעזרתן נהוג לתכנן ולקדם את המטרות של אנשי ההנהלה. או זה לפחות הרעיון המקורי. בפועל, למרבה התסכול של רבים מן המנהלים, רוב ישיבות ההנהלה עלולות להתגלות כבזבוז זמן שאינו מביא לתוצאות הרצויות.

על הנייר נראה שמדובר בכלי בעל ערך רב: מספר אנשים מתכנסים יחד בחדר ומשוחחים על נושא שמשותף לכולם, בין אם מדובר בתכנון אסטרטגיה שיווקית לרבעון הקרוב, פגישה עם עורך דין דיני עבודה שמייצג את ועד העובדים או דיונים על עתידה העסקי של החברה. אלא שלמנהלים רבים חסרה המיומנות לנהל את הישיבה באופן אפקטיבי.

נשמע מוכר? אם זה המצב גם בארגון בו אתם עובדים, נסו ליישם את הטיפים הבאים ובחנו את אפקטיביות ישיבות ההנהלה שלכם:

טיפ 1: הכנה מראש ותכנון מוקדם

הגדירו מראש את מטרות הישיבה, רכזו את הנושאים שיעלו לדיון, הקצו זמן לנושאים חשובים יותר וחשובים פחות. הקדישו מחשבה מרובה לקביעת רשימת המוזמנים לישיבה – לעיתים השאלה “את  מי לא לזמן לישיבה” חשובה אפילו יותר מ”את מי כן לזמן לישיבה”. אל תזמינו אנשים שהקשר שלהם לנושאי הדיון קלוש עד לא קיים רק כדי שישבו שם ויאזינו לדברים תוך כדי שרבוט משועמם במחברת, אלא רק את מי שדעתו או הנתונים שבידיו יכולים לתרום באופן משמעותי לקידום הנושא.

בנוסף הקפידו להוציא זימון מסודר לישיבה, ובו פרטו מהי מטרתה ומהם הנושאים שיידונו בה. בנוסף שילחו למוזמנים נתוני רקע (במידת הצורך) והגדירו להם מראש מהן הדרישות שאיתן הם צריכים להגיע לישיבה.

טיפ 2: הגדירו את התוצרים הרצויים

מה אתם רוצים להשיג כאשר הישיבה תגיע לקיצה? אל תסתפקו בקביעת מטרות כלליות, אלא ודאו שאתם מגדירים נקודות סיום ענייניות. למשל, שכל אחד מן המשתתפים ייצא מן הישיבה כשבידו רשימת מטלות לביצוע בתוך שבוע. כמובן שיש לוודא שהגדרת התוצרים הזו אכן אפשרית לביצוע במסגרת זמן הישיבה, ולא בלתי-ריאלית.

טיפ 3: כיצד לנהל את הישיבה 

דיון שנערך בצעקות ובו אף אחד לא באמת מקשיב לדברי השני בגלל הניסיון לגבור על צעקותיו – הוא לא דיון שיוביל לשום מקום. זוהי רק דוגמה לצורך בקביעת נהלים לביצוע הישיבה עצמה, שכן הדיון צריך להיות ענייני ורלוונטי. למשל, ניתן לערוך סבב בו כל המשתתפים מביעים את דעתם; לאפשר סיעור מוחות מבוקר שלאחריו ייבחנו הרעיונות שנזרקו לחלל האוויר וכדומה.

טיפ 4: הקפידו על הזמנים

הקפידו להתחיל את הישיבה בזמן שנקבע מראש. מי שמאחר – ייכנס באיחור ולהבא יגיע בזמן. הקציבו לכל נושא פרק זמן הגיוני לדון בו, אך היו ריאליים. אם לא תספיקו לדבר על כל הנושאים הרצויים, מוטב לקבוע ישיבה נפרדת ולא להתאמץ לדחוס הכל לפעם אחת. מאידך, אל תחששו לקטוע באסרטיביות את אלה שמאריכים בדברים.