מזכירות מבוקשות בכל התחומים, מהעולם הארגוני ועד האמנותי. עבודת מזכירות נתפסת לעתים קרובות כקפיצה לקריירות אחרות וזו יכולה להיות דרך מצוינת עבור אנשים שרק מתחילים להכניס רגל בדלת.
עבודה כמזכירה – תאור תפקיד
תפקידיה של מזכירה יכולים להשתנות בהתאם לסוג המעסיק וגודל החברה. בדרך כלל, הם צפויים לבצע משימות אדמיניסטרטיביות ופקידותיות, למזכירה יש תחומי אחריות רבים וצריכים להיות טובים בריבוי משימות, ארגון וכישורי תקשורת.
מקצוע המזכירות השתנה עם הזמן ככל שהטכנולוגיה התקדמה ומשרות המזכירות כוללות כעת יותר עבודות כגון:
-הזנת נתונים וניהול זרימת עבודה
– מענה לטלפונים, ניתוב שיחות וטיפול בהתכתבויות.
– סיוע בניהול חומר סודי וארגון פגישות. –
סיוע בהכנת מצגות לפגישות או כנסים
– הכנת תקציבים או דוחות כספיים.
תפקיד המזכירה כולל גם שליטה ביישומי Microsoft Office כגון Word ו-Excel ושימוש בדוא”ל כדי לשלוח הודעות וקבצים מצורפים לעובדים ולקוחות אחרים. עבודה כמזכירה מצריכה גם כישורים חברתיים כדי שיוכלו לתקשר ביעילות עם עובדים ולקוחות בכל הרמות בחברה,וכישורי כתיבה טובים לשליחת התכתבות בדוא”ל או בנייר מכתבים עם שימוש נכון בדקדוק (דואר אלקטרוני כבר לא מיועד רק לתקשורת לא רשמית).
איך להתכונן לראין עבודה כמזכירה?
כדי להצליח בראיון מזכירות, חשוב לדעת אילו שאלות עשויות להישאל וכיצד לענות עליהן. זה כולל שאלות על מיומנויות שנרכשו בבית ספר, תיכון, ונסיון תעוסקתי קודם, איזה סוג של משימות בעבודה המועמד מחפש, ומדוע המועמד רואה את עצמו בתור מתאים למשרה זו, כולל הדגמת כישוריך וניסיונך, עליכם להיות מוכנים למגוון תרחישים וכמובן לא להסס לשאול שאלות על התפקיד, וסוג המשימות אשר תצטרכו לבצע במסגרת תפקידכם.
כיצד תוכלו למצוא עבודה כמזכירה באזור מגוריכם?
הדרך הטובה ביותר למצוא עבודה כמזכירה באזור שלך היא כמובן להשתמש באינטרנט. ולחפש באתרי דרושים
וחברות כוח אדם והשמה לפי מיקום גיאוגרפי, ברוב לוחות הדרושים תוכלו ליצור סינון מקצועות וסינון לפי איזורים, וישנם אתרים שאפילו יציעו לכם טווח זמן נסיעה ממיקומכם למקום העבודה. בנוסף תוכלו לחפש גם ברשתות החברתיות ולחפש קבוצות דרושים לפי אזור לוקאלי. לא צריך אפילו להזכיר שעוד לפניי שניגשתם לרשת, מומלץ לחשוב אם יש לכם מכרים שמחפשים מזכיר/ה.
